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Archivmailbox

Für den Einsatz der Archiv Mailbox benötigen Sie eine Enterprise-CAL für den Benutzer

Mit Exchange 2010 können Sie zu jedem Postfach zusätzlich eine Archivmailbox anlegen. Aktuell verbinden viele Leser den Begriff Archiv mit Dingen wie "Unveränderlich", Migration in Archivspeicher, Reduzierung des Datenbestands (HSM). Hierzu finden Sie ausführlichere Konzepte auf den Seiten Archivieren mit Exchange. Exchange 2010 kann aktuell noch nicht die gleiche Funktion bieten, wie bisherigen "große" Archivfunktionen. Aber in den meisten Fällen ist dies auch gar nicht gefordert.

Überlegungen zur Exchange 2010 Archivmailbox

Nachdem Exchange 2010 nun auch "RTM" ist, darf ich auch ungefährdet über die Überlegungen dazu bei Microsoft sprechen: Bei der Wahl eines Archivs gibt es immer drei Parteien, die ihre Wünsche umgesetzt sehen wollen:

  • Anwender
    Die möchten vor allem ungestört möglichst ohne Einschränkungen weiter arbeiten. Stehen aber irgendwann vor dem Problem, dass das Postfach "voll" ist (Quota) oder die OST-Datei aufgrund der Größe (z-B. > 2 GB) immer langsamer wird. Auch wenn ein Anwender alle Elemente gerne im Zugriff hätte, so bringt es ihm kaum was, 4, 8 oder noch mehr GB als "Altlast" auf dem Desktop mit sich herum zu tragen.
  • IT-Abteilung
    Hier sind die Bereitstellung des Speichers, die SLAs für Wiederherstellung und die Kosten für den Betrieb wichtige Kriterien. Wenn ein Server ausfällt, dann tut es weh, erst 90% "Altdaten" restaurieren zu müssen, ehe die Benutzer wieder arbeiten können. Hier wäre eine Trennung nach Alter schon wünschenswert.
  • Rechtsabteilung
    Von hier kommen Vorgaben, welche Elemente wie lange vorgehalten werden dürfen aber auch welche Elemente nach bestimmten Zeiten gelöscht werden müssen. Zudem können von hier die Recherche angefordert werden.

Je nach Gewichtung der einzelnen Themen entscheidet sich dann, mit welchem Archivprodukt die beste Übereinstimmung erreicht werden kann.

Die Gründe warum Microsoft überhaupt etwas zum Thema "Archiv gemacht hat waren wohl die folgenden:

  • Kosten für 3rd Party Software
    Unbestritten kostet eine Archivlösung Geld. Wenn Exchange eine für den Kunden ausreichende Funktion mitbringt, dann kann es dem Kunden ja nur recht sein.
  • Zusätzlicher Speicher
    Ein klassisches Archiv ist darauf aufgebaut, dass Elemente aus der Exchange Datenbank entfernt werden und in einem anderen Speicher hinterlegt werden. Wenn Exchange mit Bordmitteln dies "lösen "kann, dann spart auch dies wieder Kosten.
  • Outlook AddIO
    Viele Archivlösungen benötigen eine AddIn für Outlook, um alle Funktionen bereit zu stellen. Die Verteilung bedeutet zusätzlicher Aufwand, den Microsoft natürlich nicht hat, wenn die Logik schon in Outlook enthalten ist. Outlook 2010 "versteht", was der Exchange 2010 Server mit der Archivmailbox tut

Das ist zumindest die Argumentation von Microsoft, auch wenn ich nicht alles davon als "fair" betrachte. Aber einige Punkte lassen sich auch so ganz gut beantworten

Thema Microsoft Antwort
Migration von Daten in "günstigeren" Storage durch ein Archiv Mit Exchange 2010 kann sehr viel günstigerer Speicher eingesetzt werden, der zumindest nicht teurer ist als ein vergleichbarer Speicher für das Archiv. Es gibt also nicht mehr das "Kosten/Gigabyte"-Gefälle. Warum sollten Sie dann die Daten noch verschieben, was Aufwand bedeutet und die Nutzung durch den Anwender erschwert.
Ausgelagerter Speicher Aktuell muss die Archivmailbox des Benutzers in der gleichen Datenbank liegen, so dass alle Daten in der gleichen Datenbank bleiben. Sie können also den Platz auf dem Exchange Server nicht umorganisieren. Wenn man sich aber z.B. die neue Database Availability Group anschaut, die den druck von einem schnellen "Restore" der Datenbank nimmt, dann kann man schon mal überlegen, ob man die Daten wirklich auf einen eigenen Archivserver mit Disks umlagert oder ob man die gleiche Hardware nicht einfach als zweiten Exchange Server nutzt und damit noch die Verfügbarkeit verbessert.
Sicherheit gegen Datenverlust

Ein klassisches Archiv kopiert/verschiebt die Daten in den Archivspeicher, in dem Sie eine gewisse Zeit gegen Löschen geschützt sind. Änderungen sind nicht mehr möglich.

In Exchange 2010 ist es möglich, dass ein Anwender alles immer wieder ändert. ABER es bleibt nicht unbemerkt, denn Exchange legt eine nicht änderbare Kopie des Elements mit ab. Das ist unterm Stich sogar besser, weil ein User durchaus eine Mail, Notiz,Termin in sein Exchange 2010 Archiv verschieben und danach trotzdem noch Inhalte ergänzen kann. Und aus Revisionsgründen ist es möglich zu erkennen, wer wann was geändert hat.
Offline/Online

Drittprodukte haben oft ein Outlook Addin um Elemente im Archiv auch Offline verfügbar zu machen. Das kommt oft damit, dass Firmen Exchange gerne "leersaugen" und z.B. nur die Mails der letzten 60 Tage in Exchange lassen. Dann muss der Anwender natürlich auch unterwegs Archivdaten erreichen.

Mit Exchange kann man auch Mails anhand des Alters in die Archivmailbox verschieben, aber besser ist es doch, wenn der Mitarbeiter selbst seine Mails selbst klassifiziert und z.B.: abgeschlossene Korrespondenzen selbst "archivieren "kann. Aus Sicht von Microsoft ist es aber für den Anwender am einfachsten, wenn er weiß, dass sein Postfach "online und Offline" verfügbar ist (OST-Datei) und alles im Archiv eben von unterwegs nur erreichbar ist, wenn eine Netzwerkverbindung besteht.
PST Hell Viele Firmen erlauben oder nutzen PST-Dateien bislang, um alte Mails aus dem Store zu extrahieren, weil sie bislang keine Archivlösung haben. PSTs auf lokalen oder sogar Netzwerklaufwerken ist aber keine dauerhafte Lösung. Auch hier ist die Exchange "Archiv"-Lösung ein passabler Ansatz.

Grundfunktion

Das Archiv wird pro Mailbox aktiviert und ordnet jeder Mailbox eine zweite Mailbox als "Archivmailbox" zu. Outlook 2010 wird entsprechend erweitert, dass es diese zweite Mailbox direkt mit anzeigt. Im Active Directory wird entsprechend ein zweite Benutzer angelegt, welcher aus Sicherheitsgründen deaktiviert ist. Vier weitere AD-Felder definieren den Namen, Quotas und eben den Link zur Archivmailbox.

Damit ist es möglich, das primäre Postfach "klein und überschaubar" zu halten und die alten Mails zu Archivzwecken in die Archivmailbox zu verlagern. Dabei bleibt aber die "gewohnte" Bedienung erhalten.

  • Ablösung einer Outlook Archiv.pst-Datei
    Analog zu einer bisher vielleicht verwendeten Archiv.pst können die Anwender zukünftig einfach ihre Elemente im Archiv verwenden. Allerdings ohne das "Verlustrisiko" einer lokalen PST-Datei und der Belastung einer PST-Datei auf einem Dateiserver.
  • OWA-Zugriff
    Während mit einer Archiv.pst ein Zugriff per Browser nicht möglich war, ist dies mit Exchange 2010 problemlos möglich.
  • Exchange Management Console und Shell
    Der Administrator selbst muss kein weiteres Programm lernen, sondern verwaltet die Archivmailboxen wie normale Postfächer über die Exchange Management Console und Shell

Durch die Abtrennung alter Inhalte aus der primären Mailbox wird natürlich auch die OST-Datei handlicher, so dass der Leidensdruck hier auch reduziert wird. Eine ähnliche Funktion mit Bordmitteln habe ich auf Postfachaufteilung beschrieben.

Policies und Journal

Nun wird es natürlich nicht dem Benutzer überlassen, Elemente in ein Archiv zu verschieben oder schlimmstenfalls sogar vorab zu löschen. Exchange 2010 nutzt dazu entsprechende Richtlinien und den Dumpster. Zuerst zu den drei Richtlinien, die auf eine Mailbox oder Ordner angewendet werden können:

  • Archive Policy
    Nach der hier eingestellten Zeit werden die betroffenen Elemente in die Archivmailbox übertragen.
  • Delete- Policy
    Diese Richtlinien bestimmt, wann eine Mail auch im Archiv gelöscht werden kann. In Deutschland wird das meist dann bei 6 oder 10 Jahren stehen.
  • Hold Policy (Admin Tool)
    In Verbindung mit dem Dumpster 2.0 kommt diese Richtlinie zu tragen, die die Mindestzeit bestimmt, welche ein Element vorgehalten wird, selbst wenn der Benutzer die Mail sofort löscht oder ändert.
    Ein Benutzer kann also eine Mail sofort beim Eingang löschen oder eine Termineinladung nach dem Empfang sofort verschieben. Aber mit der passenden aktiven "Hold-Policy" landen die Mail immer im Dumpster und können dort auch nicht entfernt werden.

Diese Richtlinien steuern, wie der Exchange 2010 Server im Hintergrund die Elemente aus dem primären Postfach in das Archivpostfach verschiebt oder gelöscht werden. Eine Art "Workflow" agiert im Hintergrund auf dem Exchange Server.

Ein Journal mit einer Auslagerung auf andere Server ist mit dieser Konstellation aber nicht möglich. Hier öffnen sich wieder Wege für Dritthersteller, die eine Journalarchivierung anbinden können.

Hold Policy und Dumpster 2.0

Damit Dinge wie die "Hold Policy" überhaupt funktionieren, sind weitere Änderungen im Informationsspeicher erforderlich, die den Dumpster betreffen. Bislang wurde dieser "Superpapierkorb" dazu genutzt, um Elemente wieder herzustellen, die aus "Gelöschte Objekte" entfernt wurden. Auf dem Postfachspeicher konnten Sie als Administrator die Zeit vorgeben, wie lange solche Elemente längstens wiederherstellbar waren. Allerdings konnte ein Benutzer "seinen" Dumpster auch schon vorher manuell löschen und diverse Aktionen (z.B. POP3) haben Elemente erst gar nicht in den Dumpster gelöscht. Auch per MAPI war es z.B. möglich, ein Element unter Umgehung des Dumpster zu löschen.

Mit Exchange 2010 hat Microsoft diese Funktion so geändert, dass Sie nun eine "Copy on Write"-Logik darstellt. Jedes Objekt, welches auf dem Exchange Server geändert wird, wird als Kopie gespeichert und das alte Element landet im Dumpster. Dies passiert mit jedem Zugriff unabhängig vom Weg des Zugriffs. Es gibt also keinen Weg an dieser Sicherung vorbei, wie dies in früheren Exchange Versionen durchaus möglich war.

Die dadurch entstehenden Kopien können nicht einfach gelöscht werden. Vor allem ist diese Aktion nicht durch einen Client möglich. Der einzige Weg, die Informationen im Dumpster zu entfernen geht über die Anpassung der "Hold Policy". Über eine temporäre Anpassung der Richtlinien können diese Informationen entfernt werden. Wenn eine Mailbox verschoben wird, wird auch der Inhalte des Dumpster mit verschoben.

Discovery mit MultiMailboxSearch

Sie können sich sicher vorstellen, dass damit in kurzer Zeit sehr viele Mails im Dumpster landen und durch den Benutzer nicht mehr erreichbar und einsehbar sind. Für die Firma selbst müssen diese Informationen aber weiterhin durchsuchbar und exportierbar bleiben. Hier kommt eine neue Funktion von Exchange 2010 zum Tragen: "Multi-Mailbox.Search"

Diese Funktion erlaubt, abhängig von den Berechtigungen, die Suche nach Informationen in der eigenen Mailbox aber auch in anderen Postfächern und sogar den gelöschten oder ersetzten Objekten, die im Dumpster liegen. Es ist sogar möglich, die gefundenen Informationen in eine PST-Datei zu exportieren und z.B. an Anwälte oder Gerichte zu übergeben.

Microsoft Archiv = Archiv ?

Wer bislang schon mit Archivprodukten gearbeitet hat, hat diese meist aus zwei wichtigen Gründen eingesetzt:

  • Compliance und Revision
    Aufgrund von Gesetzen kann es erforderlich sein, jede empfangene oder gesendete Mail in einem Archiv dauerhaft zu speichern. Dies wurde früher mit der Exchange Journal Mailbox erreicht oder mit Journalregel auf dem Exchange 2007 Transport.
  • Mailbox Management
    Zweites Ziel ist die Reduzierung der Postfachgröße durch Entfernen der alten Nachrichten, um die Performance und teuren Festplattenplatz des Servers zu reduzieren und Backup als auch Wiederherstellung in kurzer Zeit zu erreichen.

Die erste Forderung wird Exchange 2010 abbilden können, wobei es vielen Administratoren wohl nicht gefallen wird, dass die früheren Versionen sich alle im Dumpster ansammeln. Die Reduzierung der Datenmenge wird sich aber so nicht erreichen lassen, da die Archivdatenbank in der gleichen Datenbank angelegt wird, wie das primäre Postfach. Selbst eine Trennung in eine andere Datenbank auf einem anderen Massenspeicher oder einem anderen Server ist in RTM nicht möglich. Ich könnte mir aber vorstellen, dass dies später noch geändert wird, so dass man die Daten auch physikalisch verlagern kann. Vielleicht sogar zu einem Hosted Archive. Insofern ist dieser erste Schritt primär zur Auflösung der PST-Dateien geeignet, auch wenn es die passende Importfunktion noch nicht auf dem Server gibt.

Was heute als HSM (Hierarchical Storage Management) bezeichnet wird, ist mit dem Ansatz natürlich auch nicht zu lösen. Schaut man sich aber die Konzepte der Database Availability Groups an, dann können sich zumindest größere Firmen überlegen, ob überhaupt noch "teurer SAN-Speicher" erforderlich ist. Wenn der Speicherplatz auf der Exchange Farm am Ende nicht teurer ist, also die Disks im Archivsystem, dann egalisiert sich diese Forderung.

Outlook 2010 und Archiv Mailbox

Outlook 2010 wird die erste Version sein, die diese besondere Archivmailbox, die dem Benutzer zugeordnet ist, auch direkt mit einbinden und anzeigt:

Outlook 2010 Archivmailbox
Vielen Dank an Wolfgang Sauer für die Überlassung des Bilds

In OWA2010 war zumindest in der öffentlichen Beta noch nichts zu sehen.

Systemeinstellungen

Für diese Archivmailbox gibt es natürlich auch ein Postfach und passend dazu einen Benutzer. In der Powershell kann man diese Objekte recht einfach anzeigen lassen, das Sie einen eigenen Mailboxtyp darstellen:


Vielen Dank an Wolfgang Sauer für die Bereitstellung des Bilds

Mit ADSIEDIT können Sie auf das neue Feld "msExchAlternateMailboxes" finden, welches beim Benutzer die Verknüpfung zur Archivmailbox herstellt:


Vielen Dank an Wolfgang Sauer für die Bereitstellung des Bilds

Da das Feld im Plural geschrieben ist, gehe ich davon aus, dass man sogar mehrere anlegen könnte. Das Feld ist zumindest "MultiValue"

Persönliche Einschätzung

Es wird schwer für Dritthersteller, ein Produkt zu verkaufen, wenn eine Basisfunktion in Exchange schon enthalten sein wird. Natürlich ist das Exchange 2010 Archiv kein HSM, d.h. alte Elemente werden nicht auf dem Postfachspeicher entfernt. Aber über entsprechende Richtlinien kann eine Firma schon vorgeben, dass Nachrichten eine Mindestzeit vorgehalten werden, auch wenn der Anwender die Mail löscht. Über die Export Funktionen können auch diese Informationen bei Bedarf einer Revision oder der Strafverfolgung übergeben werden.

Fragen und Antworten

  • Bindet OWA 2010 das Archivpostfach automatisch ein ?
    Ja, Outlook Web Access erkennt das Archiv-Postfach und zeigt es einfach mit an
  • Bindet Outlook das Archivpostfach automatisch ein ?
    Ja, auch Outlook erkennt das Archiv-Postfach und zeigt es einfach mit an
  • Ist das Archivpostfach ein versteckter User nicht in der GAL
  • Ist das Archivpostfach per Mail erreichbar oder leitet Exchange auch weiter ?
  • Ab wann ist das Archivpostfach nicht mehr nur auf einem Server (RTM)
  • Wie effektiv funktioniert MultiMailboxSearch ?
  • Transaction Logs
    Wenn der Mailbox Folder Agent alte Mails von dem primären Postfach in das Archiv verlagert. entstehen Transaktionsprotokolle !

Weitere Links

Set-Mailbox <identity> -SingleItemRecoveryEnabled $true

Set-MailboxDatabase <identity> -DeletedItemRetention <Number of Days>

Set-Mailbox <identity> -RetainDeletedItemsFor <Number of Days>

Keywords: Exchange2010 Archiv