Aufgaben in Outlook

Neben den Terminen und den Kontakten und Adressen gibt es in Outlook natürlich noch die Aufgaben.

Grundsätzliches

Aufgaben sind aus Sicht des Exchange Servers einfach nur Elemente in einem Ordner des Benutzers. Dass diese Elemente als Aufgaben angezeigt werden, ist allein eine Sache von Outlook oder Outlook Web Access. Outlook legt dazu bei jedem Anwender beim ersten Start im Postfach die wesentlichen Ordner an. Dazu gehören auch die Aufgaben, die sie hier in Outlook sehen.

Aufgaben legen sie gewöhnlich selbst an, in dem Sie links oben auf "NEU" drücken und dann die Aufgabe im Formular eingeben. Sowohl in der Übersicht als auch in dem Formular sehen Sie sehr einfach, welche Aufgaben einmalig oder wiederkehrend, wie weit diese bereits abgeschlossen und ob diese überfällig sind.

Sie können in die Aufgabe auch weitere Informationen und sogar Dateien etc. ablegen. Wenn Sie eine Aufgabe rechts unten als "Privat" kennzeichnen, dann kann diese von einem Stellvertreter nicht mit Outlook eingesehen werden. Dieser Schutz ist aber nur in Outlook gegeben. Auf dem Objekt selbst werden keine Rechte gesetzt, sondern Outlook verbirgt solche Elemente, wenn Sie als Stellvertreter drauf zugreifen. Mit alternativen Clients oder per MAPI oder WebDAV direkt wäre ein Zugriff möglich.

Beachten Sie aber, dass Erinnerungen nur möglich sind, wenn Sie die Aufgabe in ihrem eigenen Standard-Aufgabenordner anlegen. Sie können zwar in Outlook weitere Ordner vom "Typ Aufgabe" anlegen und nutzen, aber hier funktionieren keine Erinnerungen. Erinnerungen sind eine Funktion von Outlook, nicht vom Exchange Server.

Delegierung über Aufgabenanfragen

Sie können Aufgaben aber auch nutzen, um damit eine Delegierung vorzunehmen. Sie können damit eine Aufgabe in ihrem Postfach eintragen und diese an eine andere Person delegieren. Dazu nutzen Sie entweder direkt die "Ausgabenanfrage" oder den Button "Aufgabe zuordnen" im oben angezeigten Formular.

Nach der Auswahl eines Empfängers aus ihrem Adressbuch wird Outlook dann die Aufgabe in ihrem Ordner eintragen und eine Aufgabenanfrage an den Empfänger senden. Die eigentliche Aufgabe verbleibt aber direkt in ihrem Aufgabenordner. Der Empfänger kann die Aufgabe in Outlook nun akzeptieren, womit sie dort in dem Aufgabenordner landet. Die Aufgabe existiert daher zweimal.

Der Empfänger kann nun die Kopie der Aufgabe in seinem Postfach bearbeiten und z.B. den Status der Bearbeitung von 0% aus 25% oder sogar auf erledigt setzen. Bei jeder StatusÄnderung sendet Outlook eine Aktualisierungsnachricht Sie als Auftraggeber. Sie sehen dann in ihrem eigenen Aufgabenordner den Status der delegierten Aufgabe.

Dies ist ein sehr effektives Mittel, zumal als Transportweg einzig und allein die E-Mail dient. Wenn beide Parteien mit Outlook arbeiten und ihr Administrator die Übertragung von RTF-Nachrichten zugelassen hat, dann können Sie damit Aufgaben auch über Exchange Organisationen hinweg delegieren und abgleichen lassen.

Aufgaben in öffentlichen Ordnern

Leider können Sie eine Aufgabe nicht an ein Team oder einen Verteiler delegieren, so dass mehrere Personen an der gleichen Aufgabe arbeiten können. Hier bietet aber nun Exchange mit den öffentlichen Ordnern die Möglichkeit, Aufgaben zentral abzulegen und einzusehen.

Sie legen einfach einen neuen öffentlichen Ordern vom Typ Aufgaben in der öffentlichen Ordner Struktur an.

Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Personen bzw. Verteiler die erforderlichen Berechtigungen haben und schon können Sie gemeinsam Aufgaben anlegen und bearbeiten.

Grenzen der Aufgaben

Leider erlauben es gemeinsame öffentlichen Ordner nicht hier mit Delegierungen zu arbeiten. Sie müssen daher selbst die Zuständigkeiten z.B. über Kategorien oder den Eintrag "Kontakt" regeln. Zudem gibt es keine Erinnerungsfunktion für diese Aufgaben.

Solche Funktionen könnten Sie z.B. mit EventSkripten bei Bedarf selbst entwickeln, wobei dies schon mehr Richtung Projekt Management und Controlling geht. Hierfür sind andere Programme vermutlich besser geeignet. Dies gilt um so mehr, wenn sie die Funktionen auf der Karteikarte "Erweitert" nutzen möchten.

Hiermit können zwar Aufwand, Kilometer etc. erfasst werden, aber für die Auswertung fehlen leistungsfähige Werkzeuge. Diese Felder sind daher eher als Notiz zu verstehen. Eine Zeiterfassung oder Projektcontrolling ist damit nicht möglich.

Eine Alternative hierzu könnten Aufgaben im Rahmen von Sharepoint oder Project Server sein.

Weitere Links

• 197919 OL2000: How to Change the Sort Order of Tasks in Outlook Today
• 218414 OL2000: Appointments, Tasks, and Folder Names Do Not Show in Outlook Today
• 292449 OL2002: SetColumns Returns Incorrect Times When used With Tasks
• 821804 OL2002 Tasks Folder Is Repeatedly Duplicated When You View the Mailbox Folder of Another User
• Viele Fragen werden natürlich auf den diversen Outlook FAQ-Seiten beantwortet
  http://www.slipstick.com/outlook/index.htm
  http://www.docoutlook.de/
  http://www.outlook-net.de/
• Allocatus
  www.Allocatus.com
  Projektmanagement mit Outlook/Exchange? Allocatus integriert Outlook/Exchange mit MS Project. Vorgänge aus MS Project können wahlweise als Outlook-Aufgaben oder als Termine (ganztätig oder aufgeteilt nach den Arbeitszeiten) im Kalender angezeigt werden.