Dokumentation

Es kommt der Zeitpunkt, an dem etwas nicht mehr geht. Und dann sind sie froh, wenn es ein Stück Papier oder eine Textdatei gibt, in der die hoffentlich aktuellen Einstellungen hinterlegt sind. Wie kann man Exchange dokumentieren ?.

Zu viele Personen glauben, dass eine Dokumentation immer den Charakter eines "Buchs" haben muss, was möglichst "perfekt" aussehen sollte. Dies ist ein hoffnungsloses Unterfangen. Ich merke das schon, wenn ich als Autor meines Buchs (Exchange 2003 - Ein Buch zum Thema) hier "aktuell" bleiben will.

Was muss eine Dokumentation bieten ?

Eine Lösung muss daher eine ganz anderen Ansatz wählen. eine Dokumentation einer Firma muss vom Prinzip her viele Faktoren erfüllen, die eine normale "Textverarbeitung" nicht leisten kann:

Dabei hat Dokumentation erst mal nichts mit "Prozess Management" zu tun und bedeutet auch nicht den Einsatz einer bestimmten Software. Für die Dokumentation sehe ich vier Schritte:

  1. Geeignete Plattform
    Dine DOC-Datei ist sicher nicht geeignet. Aber vielleicht ist ein "WIKI" (Wiki) als Ansatz. Denkbar ist aber auch Sharepoint
    Jedes Thema sollte dabei eine eigene Seite sein, die autark editiert und versioniert werden kann und sehr einfach mit anderen Seiten verknüpfbar ist. Bei einem WIKI gibt es aber keine feste "Struktur" sondern nur Schlüsselworte und Links. Wenn wir alle ehrlich sind, dann suchen wir schneller in Google als in einem Inhaltsverzeichnis eines großen Buchs
  2. Ein Anfang machen
    Dann muss natürlich überhaupt erst mal ein Start gemacht werden. Da interne Mitarbeiter hier fast immer zu wenig Zeit dazu haben, bietet sich hier an, dass z.B. externe Mitarbeiter einzelne Themen einfach dokumentieren, wie Sie es sehen. Dann starten die eigenen Administratoren nicht mit einem leeren Blatt und nebenbei bekommen Sie auch eine dritte Meinung
  3. Mitarbeiter müssen wollen
    Eine Dokumentation lebt, d.h. die eigenen Mitarbeiter müssen die Dokumentation nicht als Pflicht, sondern als unentbehrliches Hilfsmittel akzeptieren und selbst ihren Bereich weiter pflegen.
  4. Integration schaffen
    Wenn es wünschenswert ist, kann man natürlich eine Kopplung schaffen, z.B. dass ein Script die Konfiguration eines Servers ausliest und im Serverdokument mit ablegt

Sicher wird nicht alles in diesem System landen. Strukturierte Daten einer Softwareverteilung haben dort nichts verloren, sondern bleiben im jeweiligen System. Auch Eventlogs und andere Datenquellen sind viel zu kurzlebig. Aber wenn jemand Arbeit für etwas aufwendet, dann sollte das auch protokolliert werden. Wobei hier zu prüfen ist, ob das wirklich auch mit in die "Doku" muss, oder ein einfaches Tätigkeitsprotokoll nicht ausreichend ist.

Wir bei Net at Work dokumentieren sehr intensiv z.B. mit Supportanrufen oder über Arbeitsberichte. Wir müssen das nicht nur zwecks Rechnungsstellung tun, sondern dies hilft uns auch, wenn später Supportanrufe kommen. Keiner von uns kann die Konfiguration aller Kunden aus dem Kopf wissen.

Wie geht es weiter ?

Wenn Sie selbst noch nicht dokumentieren oder die aktuelle Form nicht mehr verwalten können, dann sollten Sie mit uns über die Umsetzung einer internen Dokumentation sprechen. Wir könnten z.B. mit ihnen die Anforderungen und Wünsche aufnehmen, ein geeignetes System auswählen und installieren und zuletzt je nach ihren Wünschen die aktuelle Umgebung dokumentieren und die Administratoren in die Benutzung einführen.

Tools zur automatischen Dokumentation

Es gibt zwar keine Tools, die Konzepte und Zusammenhänge automatisch erfassen aber reine System und Konfigurationsdaten können über verschiedene Hilfsprogramme sehr wohl erfasst und damit dokumentiert werden. Hier ein paar Links zu Tools.

Weitere Links

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